Contracte d’encàrrec del tractament

Aquest contracte d’encàrrec del tractament (el “Contracte”) forma part de les Condicions d’ús de Tiemio (les “Condicions”) i se celebra entre:

• l’empleador que fa servir Tiemio per portar el registre de jornada dels seus treballadors (l’“Empleador”, responsable del tractament); i
• IncubIQ Solutions Ltd, societat inscrita a Anglaterra i Gal·les (Cardiff) amb el número 08788612, que presta el servei Tiemio (“Tiemio”, “nosaltres”, encarregat del tractament).

L’Empleador accepta aquest Contracte quan el titular del seu compte crea l’empresa a l’app o al web de Tiemio. Tiemio registra qui l’ha acceptat, per a quina empresa, quan i quina versió. Per a una empresa creada abans de la publicació d’aquest Contracte, aquest passa a formar part de les Condicions com a modificació seva: Tiemio ho comunica per correu electrònic al titular del compte amb almenys 30 dies d’antelació, i continuar fent servir Tiemio després d’aquesta data comporta acceptar-lo (clàusula 13).

1. Definicions

Termes com dades personals, tractament, responsable del tractament, encarregat del tractament, interessat, violació de la seguretat de les dades personals i autoritat de control tenen el significat que els dona el Reglament (UE) 2016/679 (el “RGPD”). “Normativa de protecció de dades” significa el RGPD, la Llei orgànica 3/2018, de protecció de dades personals i garantia dels drets digitals (LOPDGDD) i, quan siguin aplicables, el UK GDPR i la Data Protection Act 2018 del Regne Unit. “Registre de jornada” significa el registre diari de l’inici i la finalització de la jornada de cada treballador i les seves correccions, que l’Empleador ha de portar i conservar d’acord amb l’article 34.9 de l’Estatut dels treballadors (“ET”).

2. Rols i abast

2.1 Respecte de les dades personals de les persones que treballen per a l’Empleador, descrites a l’Annex I, l’Empleador és el responsable del tractament i Tiemio n’és l’encarregat del tractament (art. 28 RGPD; art. 33 LOPDGDD).

2.2 Aquest Contracte no s’aplica a les dades que Tiemio tracta com a responsable per a les seves pròpies finalitats: els comptes amb què les persones inicien la sessió, les dades de facturació i pagament de l’Empleador, les estadístiques del web i el registre de seguretat. Aquestes dades es regeixen per la Política de privacitat de Tiemio.

2.3 Aquest Contracte dura mentre l’Empleador faci servir Tiemio i, després, mentre Tiemio conservi registres de jornada d’acord amb la clàusula 10.

3. Instruccions

3.1 Tiemio tracta les dades personals de l’Annex I únicament seguint les instruccions documentades de l’Empleador. Aquestes instruccions són les Condicions, aquest Contracte i l’ús que l’Empleador fa dels ajustos i les funcions de Tiemio (convidar persones, aprovar correccions, descarregar fulls de registre, finalitzar una relació laboral).

3.2 L’Empleador encarrega a Tiemio conservar els registres de jornada sense modificar-los (una correcció s’afegeix com a registre nou, mai canviant ni esborrant l’original) i conservar-los durant almenys quatre anys des de la data de cadascun (art. 34.9 ET), també després que acabi una relació laboral i després que l’Empleador deixi de fer servir Tiemio (clàusula 10).

3.3 Si Tiemio considera que una instrucció infringeix la normativa de protecció de dades, ho comunicarà a l’Empleador i no estarà obligat a seguir-la fins que l’Empleador la confirmi o la modifiqui. Si la llei obliga Tiemio a tractar les dades d’una altra manera, Tiemio ho comunicarà abans a l’Empleador, tret que la llei ho prohibeixi.

4. Obligacions de l’Empleador

Correspon a l’Empleador: comptar amb una base jurídica per registrar la jornada dels seus treballadors (és una obligació legal de l’art. 34.9 ET); informar els seus treballadors i, si escau, els seus representants legals que fa servir Tiemio i de com el fa servir (arts. 13 i 14 RGPD; arts. 87 a 91 LOPDGDD i art. 64 ET quan correspongui); l’exactitud del que hi introdueix; i atendre les sol·licituds dels seus treballadors sobre els seus registres (clàusula 7).

Si l’Empleador crea una clau d’API de només lectura, tria l’eina o l’agent d’intel·ligència artificial que la fa servir. Les dades llegides amb una clau queden aleshores sota el control i la responsabilitat de l’Empleador, i aquesta eina no és un subencarregat de Tiemio.

5. Confidencialitat

Tiemio només dona accés a les dades personals a les persones que ho necessiten per prestar, mantenir o protegir el servei i que estan subjectes a un deure de confidencialitat. Avui són les persones de IncubIQ Solutions Ltd designades com a administradors; Tiemio no té més personal amb accés. Les eines d’intel·ligència artificial que fan servir per desenvolupar Tiemio treballen sobre el codi i sobre dades de prova, mai sobre les dades de l’Empleador.

6. Seguretat

6.1 Tiemio aplica les mesures tècniques i organitzatives de l’Annex II, adequades al risc (art. 32 RGPD). Les pot millorar; no en reduirà el nivell general.

6.2 Violacions de seguretat. Tiemio notificarà a l’Empleador, sense dilació indeguda i en un termini màxim de 48 hores des que n’hagi tingut coneixement, qualsevol violació de la seguretat que afecti les dades de l’Empleador, amb la informació disponible en aquell moment (naturalesa, categories i nombre aproximat de persones i registres afectats, conseqüències probables, mesures adoptades o proposades i un punt de contacte), i la completarà a mesura que disposi de més informació. Tiemio no notifica a l’autoritat de control ni als interessats en nom de l’Empleador, tret que aquest ho demani.

7. Assistència a l’Empleador

7.1 Drets dels interessats. Si un treballador adreça a Tiemio una sol·licitud sobre registres dels quals l’Empleador és responsable, Tiemio la trasllada a l’Empleador i no la respon en nom seu, excepte per informar el treballador que l’ha traslladada. L’Empleador pot atendre per ell mateix la majoria de les sol·licituds a Tiemio: veu els registres de cada treballador i pot descarregar els fulls de registre mensuals en PDF o en full de càlcul. Cada treballador també pot descarregar a l’app els seus propis registres i fulls de registre.

7.2 Rectificació. Com que els registres de jornada són prova, es rectifiquen afegint una correcció (amb qui la va demanar, qui la va aprovar, quan i per què), mai modificant l’original. Els fulls de registre mostren les hores corregides.

7.3 Tiemio prestarà a l’Empleador una assistència raonable, tenint en compte la naturalesa del tractament i la informació de què disposi, en matèria de seguretat (art. 32), notificació de violacions (arts. 33 i 34), avaluacions d’impacte i consulta prèvia (arts. 35 i 36).

8. Subencarregats

8.1 L’Empleador concedeix a Tiemio una autorització general per recórrer a subencarregats. La llista vigent és l’Annex III.

8.2 Tiemio comunicarà a l’Empleador qualsevol incorporació o substitució prevista amb almenys 30 dies d’antelació, per correu electrònic al titular del compte de l’Empleador i en aquesta pàgina. L’Empleador s’hi pot oposar per motius raonables de protecció de dades dins d’aquest termini; si les parts no arriben a una solució, l’Empleador pot deixar de fer servir Tiemio i tancar el seu compte.

8.3 Tiemio imposa a cada subencarregat obligacions de protecció de dades que ofereixen almenys la mateixa protecció que aquest Contracte, i continua sent responsable davant l’Empleador dels seus subencarregats.

9. On es tracten les dades i transferències

9.1 La base de dades de Tiemio s’emmagatzema i es tracta només a la Unió Europea (Cloudflare D1 amb jurisdicció UE). Les seves còpies de seguretat diàries es guarden en dos llocs, per redundància: Espanya i el Regne Unit (sobre el Regne Unit, vegeu 9.2). Els correus s’envien des de la UE (Amazon SES, Irlanda; Brevo, França).

9.2 IncubIQ Solutions Ltd està establerta al Regne Unit, que la Comissió Europea reconeix com a país amb un nivell de protecció adequat (decisió d’adequació d’acord amb l’art. 45 RGPD).

9.3 Alguns subencarregats estan establerts als Estats Units o hi poden tractar dades (Annex III). Aquestes transferències es basen en el Marc de privacitat de dades UE-EUA quan el subencarregat està certificat i, altrament, en les clàusules contractuals tipus de la Comissió Europea (art. 46 RGPD).

10. Fi del servei, devolució i supressió

10.1 Abans de marxar, l’Empleador pot descarregar el full de registre de cada mes de cada treballador (PDF i full de càlcul). Cadascun va signat i qualsevol persona el pot comprovar a tiemio.com/verify amb el seu número de document.

10.2 Quan l’Empleador deixa de fer servir Tiemio o tanca el seu compte, Tiemio conserva els registres de jornada, les correccions i els fulls de registre emesos, en mode de només lectura, durant almenys quatre anys des de la data de cadascun, d’acord amb la clàusula 3.2, perquè l’Empleador pugui continuar presentant-los als seus treballadors, als seus representants i a la Inspecció de Treball. Durant aquest temps l’Empleador pot demanar a Tiemio una còpia en qualsevol moment.

10.3 Passat aquest termini, Tiemio conserva els registres fins que l’Empleador en demani la devolució o la supressió. Quatre anys és el mínim que fixa la llei; l’Empleador decideix quant de temps més els necessita (per exemple, mentre hi hagi una reclamació o una inspecció oberta). A petició escrita de l’Empleador, Tiemio li envia una còpia i després suprimeix els registres en un termini de 30 dies; les còpies a les còpies de seguretat i a l’historial de recuperació del proveïdor desapareixen en aquest mateix termini de 30 dies, a mesura que caduquen (Annex II).

10.4 Les altres dades personals de l’Annex I que no formen part del registre de jornada (per exemple, la foto de perfil d’una persona o el nom d’una invitació que mai no es va acceptar) se suprimeixen quan s’elimina el compte al qual pertanyen, o s’anonimitzen quan estan vinculades a registres que s’han de conservar.

11. Auditories i informació

Tiemio posa a disposició de l’Empleador la informació necessària per demostrar que compleix l’art. 28 RGPD: aquest Contracte, els Annexos II i III, i respostes a preguntes raonables per escrit en un termini de 30 dies, enviades a hello [at] tiemio.com. Si això no n’hi ha prou, l’Empleador (o un auditor independent subjecte a confidencialitat) pot fer una auditoria un cop l’any, amb 30 dies de preavís, a càrrec seu i sense accés a les dades d’altres clients.

12. Responsabilitat i llei aplicable

12.1 La responsabilitat de cada part d’acord amb aquest Contracte està subjecta als límits de les Condicions, excepte quan la normativa de protecció de dades no els permeti.

12.2 Aquest Contracte es regeix per la mateixa llei que les Condicions (Anglaterra i Gal·les). Això no afecta els drets de l’Empleador ni dels interessats d’acord amb el RGPD i la llei espanyola, ni les facultats de l’Agència Espanyola de Protecció de Dades (AEPD).

12.3 Si aquest Contracte i les Condicions es contradiuen en matèria de dades personals, preval aquest Contracte.

13. Modificacions

Tiemio pot actualitzar aquest Contracte per adaptar-lo a la llei o al servei. Comunicarà a l’Empleador, amb almenys 30 dies d’antelació, qualsevol canvi que en redueixi la protecció; continuar fent servir Tiemio després d’aquesta data comporta acceptar-lo, i l’Empleador pot, en el seu lloc, tancar el seu compte. Cada versió porta data i número, i Tiemio registra quina versió va acceptar cada Empleador.

Annex I — Descripció del tractament

• Objecte: portar a Tiemio el registre diari de jornada de l’Empleador (art. 34.9 ET) i la gestió de l’equip relacionada amb aquest.
• Durada: mentre l’Empleador faci servir Tiemio i, després, la conservació de la clàusula 10.
• Naturalesa i finalitat: registrar cada inici, pausa, represa i final de la jornada; mostrar les hores per dia, setmana i mes; les correccions demanades i aprovades per l’Empleador i el treballador; els fulls de registre mensuals per a l’Empleador, el treballador i la Inspecció de Treball; convidar persones i gestionar qui treballa per a l’Empleador; recordatoris i avisos sobre tot això; aplicar les condicions de treball que fixa l’Empleador (horaris, hores permeses) per recordar-les i assenyalar el temps registrat fora d’aquestes.
• Interessats: els treballadors de l’Empleador i altres persones a les quals convida a registrar la seva jornada a Tiemio.
• Categories de dades personals:
  • Identificació i contacte: nom, el correu electrònic o el número de mòbil fet servir per a la invitació o l’inici de sessió, DNI/NIE si la persona l’afegeix, foto de perfil si la persona n’afegeix una.
  • Relació laboral: l’Empleador, quan va començar i va acabar la relació i qui la va acabar.
  • Condicions de treball que fixa l’Empleador: per exemple, l’horari o les hores pactades amb cada persona i les regles sobre quan es pot treballar (com no treballar a les hores de més calor de l’estiu), fetes servir per mostrar-les, recordar-les o assenyalar el temps registrat fora d’aquestes.
  • Registres de jornada: cada inici, pausa, represa i final, amb l’hora que compta, l’hora del dispositiu, l’hora en què el va rebre el nostre servidor, si es va registrar sense connexió i la plataforma (web, iPhone/iPad, Android); l’empremta que l’enllaça amb l’anterior. No es recull la ubicació.
  • Correccions: el període, les hores proposades, el motiu, qui la va demanar, qui va respondre i quan.
  • Fulls de registre emesos: qui va descarregar el full de quin mes i quan, l’empremta i la signatura del document.
  • Dades tècniques: sessions i tokens de notificació dels dispositius per a l’app.
  • Claus d’API: les claus de només lectura que crea l’Empleador: el seu nom, quan es va crear, es va fer servir per darrer cop i es va revocar cadascuna; la clau en si només es guarda com a empremta (hash).
• Categories especials: cap. Tiemio no demana dades de salut, d’afiliació sindical ni d’altres categories especials. L’Empleador no les ha d’introduir als camps de text lliure (noms, motius de correcció).
• Freqüència: contínua.

Annex II — Mesures tècniques i organitzatives de seguretat

• Xifratge: totes les connexions fan servir TLS (HTTPS); el proveïdor d’allotjament xifra la base de dades en repòs.
• Control d’accés: cada petició s’autentica i cada ruta de l’API comprova, al servidor, que la persona pot veure o canviar les dades que demana (un Empleador només veu el seu propi personal; un treballador, només els seus propis registres). S’inicia la sessió amb un codi d’un sol ús enviat per correu (o per SMS on estigui activat); no hi ha contrasenyes que robar. Els codis i els tokens de sessió es guarden només com a empremtes (hashes). Les sessions caduquen.
• Claus d’API: de només lectura (no poden registrar, canviar, aprovar ni descarregar res), sense el DNI/NIE, el correu ni el telèfon dels treballadors, es mostren una sola vegada i es guarden només com a empremtes, amb un límit per clau, i l’Empleador les pot revocar a l’instant.
• Protecció contra abusos: límits per IP a l’inici de sessió i en altres rutes sensibles, una verificació antirobots als formularis d’accés, llista d’espera i contacte del web, i topalls d’SMS.
• Integritat dels registres: els registres de jornada i les correccions només admeten afegir: la mateixa base de dades es nega a modificar-los o esborrar-los. Cada registre s’enllaça amb l’anterior mitjançant una empremta criptogràfica, de manera que qualsevol canvi o supressió es notaria. Els fulls de registre mensuals se signen amb una clau del servidor (Ed25519) i qualsevol persona els pot comprovar amb el seu número de document.
• Hora del registre: l’hora d’una marca és l’hora en què la va rebre el servidor de Tiemio; l’hora del dispositiu es guarda al costat però mai no la substitueix, excepte en les marques fetes sense connexió, que se senyalen com a tals i es rebutgen si no són versemblants.
• Registre d’activitat: un registre de seguretat d’inicis de sessió, canvis als comptes i accions administratives, que es conserva dos anys.
• Còpies de seguretat i recuperació: una còpia completa de la base de dades cada dia, guardada en servidors propis de IncubIQ Solutions Ltd en dos llocs (Espanya i el Regne Unit), amb accés limitat als administradors de IncubIQ Solutions Ltd; es conserven les 14 últimes. A més, la recuperació a un moment donat del proveïdor de la base de dades cobreix els darrers 30 dies.
• Separació: els entorns de prova i de demostració fan servir la seva pròpia base de dades, mai dades reals.
• Minimització de dades: sense ubicació, sense dades biomètriques, sense galetes publicitàries ni de seguiment; les fotos de perfil mai no s’utilitzen per identificar ningú.
• Persones: accés a producció limitat a administradors designats de IncubIQ Solutions Ltd; les eines d’intel·ligència artificial de desenvolupament mai no veuen dades personals reals (el manteniment que executen només informa de recomptes i empremtes); els secrets es guarden al magatzem de secrets del proveïdor d’allotjament, mai a l’app.
• Desenvolupament: proves automàtiques a cada canvi, incloses proves del control d’accés i de la integritat dels registres; els canvis als registres, les signatures o el control d’accés es revisen abans de publicar-se.

Annex III — Subencarregats

• Cloudflare, Inc. — allotjament del web, del servidor de l’app i de la base de dades; verificació antirobots. Base de dades emmagatzemada i tractada només a la UE (jurisdicció UE); les peticions poden passar per la xarxa de Cloudflare fora de la UE; societat als EUA (Marc de privacitat de dades / clàusules tipus). Tracta totes les dades de l’Annex I.
• Amazon Web Services EMEA SARL (Amazon SES) — enviament de correus: invitacions, codis d’accés, recordatoris. UE (Irlanda). Correu electrònic, nom, contingut del correu.
• Sendinblue SAS (Brevo) — enviament de correus quan Amazon SES no està disponible. UE (França). Correu electrònic, nom, contingut del correu.
• Google LLC (Firebase Cloud Messaging) — lliurament de notificacions a l’app, si la persona les activa. EUA (Marc de privacitat de dades / clàusules tipus). Un token del dispositiu i el text de la notificació.
• Twilio Ireland Limited — enviament per SMS dels codis d’accés, només a qui entra amb un número de mòbil. UE (Irlanda), grup Twilio als EUA (clàusules tipus). Número de mòbil, el codi.

Stripe i Apple cobren la subscripció de l’Empleador. Tracten les dades de facturació de l’Empleador, no les dels seus treballadors, per la qual cosa no són subencarregats d’acord amb aquest Contracte.