Contrato de encargo del tratamiento

Este contrato de encargo del tratamiento (el “Contrato”) forma parte de las Condiciones de uso de Tiemio (las “Condiciones”) y se celebra entre:

• el empleador que usa Tiemio para llevar el registro de jornada de sus trabajadores (el “Empleador”, responsable del tratamiento); y
• IncubIQ Solutions Ltd, sociedad inscrita en Inglaterra y Gales (Cardiff) con el número 08788612, que presta el servicio Tiemio (“Tiemio”, “nosotros”, encargado del tratamiento).

El Empleador acepta este Contrato cuando el titular de su cuenta crea su empresa en la app o en la web de Tiemio. Tiemio registra quién lo aceptó, para qué empresa, cuándo y qué versión. Para una empresa creada antes de la publicación de este Contrato, este pasa a formar parte de las Condiciones como una modificación de ellas: Tiemio lo comunica por correo electrónico al titular de la cuenta con al menos 30 días de antelación, y seguir usando Tiemio después de esa fecha supone su aceptación (cláusula 13).

1. Definiciones

Términos como datos personales, tratamiento, responsable del tratamiento, encargado del tratamiento, interesado, violación de la seguridad de los datos personales y autoridad de control tienen el significado que les da el Reglamento (UE) 2016/679 (el “RGPD”). “Normativa de protección de datos” significa el RGPD, la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD) y, cuando sean aplicables, el UK GDPR y la Data Protection Act 2018 del Reino Unido. “Registro de jornada” significa el registro diario del inicio y la finalización de la jornada de cada trabajador y sus correcciones, que el Empleador debe llevar y conservar conforme al artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (“ET”).

2. Papeles y alcance

2.1 Respecto de los datos personales de las personas que trabajan para el Empleador, descritos en el Anexo I, el Empleador es el responsable del tratamiento y Tiemio es su encargado del tratamiento (art. 28 RGPD; art. 33 LOPDGDD).

2.2 Este Contrato no se aplica a los datos que Tiemio trata como responsable para sus propios fines: las cuentas con las que las personas inician sesión, los datos de facturación y pago del Empleador, las estadísticas de la web y el registro de seguridad. Esos datos se rigen por la Política de privacidad de Tiemio.

2.3 Este Contrato dura mientras el Empleador use Tiemio y, después, mientras Tiemio conserve registros de jornada conforme a la cláusula 10.

3. Instrucciones

3.1 Tiemio trata los datos personales del Anexo I únicamente siguiendo las instrucciones documentadas del Empleador. Son esas instrucciones las Condiciones, este Contrato y el uso que el Empleador hace de los ajustes y funciones de Tiemio (invitar a personas, aprobar correcciones, descargar hojas de registro, finalizar una relación laboral).

3.2 El Empleador encarga a Tiemio conservar los registros de jornada sin modificarlos (una corrección se añade como un registro nuevo, nunca cambiando ni borrando el original) y conservarlos durante al menos cuatro años desde la fecha de cada uno (art. 34.9 ET), también después de que termine una relación laboral y después de que el Empleador deje de usar Tiemio (cláusula 10).

3.3 Si Tiemio considera que una instrucción infringe la normativa de protección de datos, lo comunicará al Empleador y no estará obligado a seguirla hasta que el Empleador la confirme o la modifique. Si la ley obliga a Tiemio a tratar los datos de otra manera, Tiemio lo comunicará antes al Empleador, salvo que la ley lo prohíba.

4. Obligaciones del Empleador

Corresponde al Empleador: contar con una base jurídica para registrar la jornada de sus trabajadores (es una obligación legal del art. 34.9 ET); informar a sus trabajadores y, en su caso, a sus representantes legales de que usa Tiemio y de cómo lo usa (arts. 13 y 14 RGPD; arts. 87 a 91 LOPDGDD y art. 64 ET cuando proceda); la exactitud de lo que introduce; y atender las solicitudes de sus trabajadores sobre sus registros (cláusula 7).

Si el Empleador crea una clave de API de solo lectura, elige la herramienta o el agente de inteligencia artificial que la usa. Los datos leídos con una clave quedan entonces bajo el control y la responsabilidad del Empleador, y esa herramienta no es un subencargado de Tiemio.

5. Confidencialidad

Tiemio solo da acceso a los datos personales a las personas que lo necesitan para prestar, mantener o proteger el servicio y que están sujetas a un deber de confidencialidad. Hoy son las personas de IncubIQ Solutions Ltd designadas como administradores; Tiemio no tiene más personal con acceso. Las herramientas de inteligencia artificial que usan para desarrollar Tiemio trabajan sobre el código y sobre datos de prueba, nunca sobre los datos del Empleador.

6. Seguridad

6.1 Tiemio aplica las medidas técnicas y organizativas del Anexo II, adecuadas al riesgo (art. 32 RGPD). Puede mejorarlas; no reducirá su nivel general.

6.2 Violaciones de seguridad. Tiemio notificará al Empleador, sin dilación indebida y en un plazo máximo de 48 horas desde que tenga conocimiento de ella, cualquier violación de la seguridad que afecte a los datos del Empleador, con la información disponible en ese momento (naturaleza, categorías y número aproximado de personas y registros afectados, consecuencias probables, medidas adoptadas o propuestas y un punto de contacto), y la completará a medida que disponga de más información. Tiemio no notifica a la autoridad de control ni a los interesados en nombre del Empleador, salvo que este se lo pida.

7. Asistencia al Empleador

7.1 Derechos de los interesados. Si un trabajador dirige a Tiemio una solicitud sobre registros de los que el Empleador es responsable, Tiemio la traslada al Empleador y no la responde en su nombre, salvo para informar al trabajador de que la ha trasladado. El Empleador puede atender por sí mismo la mayoría de las solicitudes en Tiemio: ve los registros de cada trabajador y puede descargar las hojas de registro mensuales en PDF o en hoja de cálculo. Cada trabajador también puede descargar en la app sus propios registros y hojas de registro.

7.2 Rectificación. Como los registros de jornada son prueba, se rectifican añadiendo una corrección (con quién la pidió, quién la aprobó, cuándo y por qué), nunca modificando el original. Las hojas de registro muestran las horas corregidas.

7.3 Tiemio prestará al Empleador una asistencia razonable, teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento y la información de que disponga, en materia de seguridad (art. 32), notificación de violaciones (arts. 33 y 34), evaluaciones de impacto y consulta previa (arts. 35 y 36).

8. Subencargados

8.1 El Empleador concede a Tiemio una autorización general para recurrir a subencargados. La lista vigente es el Anexo III.

8.2 Tiemio comunicará al Empleador cualquier incorporación o sustitución prevista con al menos 30 días de antelación, por correo electrónico al titular de la cuenta del Empleador y en esta página. El Empleador puede oponerse por motivos razonables de protección de datos dentro de ese plazo; si las partes no llegan a una solución, el Empleador puede dejar de usar Tiemio y cerrar su cuenta.

8.3 Tiemio impone a cada subencargado obligaciones de protección de datos que ofrecen al menos la misma protección que este Contrato, y sigue siendo responsable ante el Empleador de sus subencargados.

9. Dónde se tratan los datos y transferencias

9.1 La base de datos de Tiemio se almacena y se trata solo en la Unión Europea (Cloudflare D1 con jurisdicción UE). Sus copias de seguridad diarias se guardan en dos lugares, por redundancia: España y el Reino Unido (sobre el Reino Unido, véase 9.2). Los correos se envían desde la UE (Amazon SES, Irlanda; Brevo, Francia).

9.2 IncubIQ Solutions Ltd está establecida en el Reino Unido, que la Comisión Europea reconoce como país con un nivel de protección adecuado (decisión de adecuación conforme al art. 45 RGPD).

9.3 Algunos subencargados están establecidos en los Estados Unidos o pueden tratar datos allí (Anexo III). Esas transferencias se basan en el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. cuando el subencargado está certificado y, en otro caso, en las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea (art. 46 RGPD).

10. Fin del servicio, devolución y supresión

10.1 Antes de irse, el Empleador puede descargar la hoja de registro de cada mes de cada trabajador (PDF y hoja de cálculo). Cada una va firmada y cualquiera puede comprobarla en tiemio.com/verify con su número de documento.

10.2 Cuando el Empleador deja de usar Tiemio o cierra su cuenta, Tiemio conserva los registros de jornada, las correcciones y las hojas de registro emitidas, en modo de solo lectura, durante al menos cuatro años desde la fecha de cada uno, conforme a la cláusula 3.2, para que el Empleador pueda seguir presentándolos a sus trabajadores, a sus representantes y a la Inspección de Trabajo. Durante ese tiempo el Empleador puede pedir a Tiemio una copia en cualquier momento.

10.3 Pasado ese plazo, Tiemio conserva los registros hasta que el Empleador pida su devolución o su supresión. Cuatro años es el mínimo que fija la ley; el Empleador decide cuánto tiempo más los necesita (por ejemplo, mientras haya una reclamación o una inspección abierta). A petición escrita del Empleador, Tiemio le envía una copia y después suprime los registros en un plazo de 30 días; las copias en las copias de seguridad y en el historial de recuperación del proveedor desaparecen en ese mismo plazo de 30 días, a medida que caducan (Anexo II).

10.4 Los demás datos personales del Anexo I que no forman parte del registro de jornada (por ejemplo, la foto de perfil de una persona o el nombre de una invitación que nunca se aceptó) se suprimen cuando se elimina la cuenta a la que pertenecen, o se anonimizan cuando están vinculados a registros que deben conservarse.

11. Auditorías e información

Tiemio pone a disposición del Empleador la información necesaria para demostrar que cumple el art. 28 RGPD: este Contrato, los Anexos II y III, y respuestas a preguntas razonables por escrito en un plazo de 30 días, enviadas a hello [at] tiemio.com. Si eso no basta, el Empleador (o un auditor independiente sujeto a confidencialidad) puede realizar una auditoría una vez al año, con 30 días de preaviso, a su costa y sin acceso a los datos de otros clientes.

12. Responsabilidad y ley aplicable

12.1 La responsabilidad de cada parte conforme a este Contrato está sujeta a los límites de las Condiciones, salvo cuando la normativa de protección de datos no los permita.

12.2 Este Contrato se rige por la misma ley que las Condiciones (Inglaterra y Gales). Ello no afecta a los derechos del Empleador ni de los interesados conforme al RGPD y a la ley española, ni a las facultades de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).

12.3 Si este Contrato y las Condiciones se contradicen en materia de datos personales, prevalece este Contrato.

13. Modificaciones

Tiemio puede actualizar este Contrato para adaptarlo a la ley o al servicio. Comunicará al Empleador, con al menos 30 días de antelación, cualquier cambio que reduzca su protección; seguir usando Tiemio después de esa fecha supone su aceptación, y el Empleador puede, en su lugar, cerrar su cuenta. Cada versión lleva fecha y número, y Tiemio registra qué versión aceptó cada Empleador.

Anexo I — Descripción del tratamiento

• Objeto: llevar en Tiemio el registro diario de jornada del Empleador (art. 34.9 ET) y la gestión del equipo relacionada con él.
• Duración: mientras el Empleador use Tiemio y, después, la conservación de la cláusula 10.
• Naturaleza y finalidad: registrar cada inicio, pausa, reanudación y fin de la jornada; mostrar las horas por día, semana y mes; las correcciones pedidas y aprobadas por el Empleador y el trabajador; las hojas de registro mensuales para el Empleador, el trabajador y la Inspección de Trabajo; invitar a personas y gestionar quién trabaja para el Empleador; recordatorios y avisos sobre todo ello; aplicar las condiciones de trabajo que fija el Empleador (horarios, horas permitidas) para recordarlas y señalar el tiempo registrado fuera de ellas.
• Interesados: los trabajadores del Empleador y otras personas a las que invita a registrar su jornada en Tiemio.
• Categorías de datos personales:
  • Identificación y contacto: nombre, el correo electrónico o el número de móvil usado para la invitación o el inicio de sesión, DNI/NIE si la persona lo añade, foto de perfil si la persona añade una.
  • Relación laboral: el Empleador, cuándo empezó y terminó la relación y quién la terminó.
  • Condiciones de trabajo que fija el Empleador: por ejemplo, el horario o las horas pactadas con cada persona y las reglas sobre cuándo se puede trabajar (como no trabajar en las horas de más calor del verano), usadas para mostrarlas, recordarlas o señalar el tiempo registrado fuera de ellas.
  • Registros de jornada: cada inicio, pausa, reanudación y fin, con la hora que cuenta, la hora del dispositivo, la hora en que lo recibió nuestro servidor, si se registró sin conexión y la plataforma (web, iPhone/iPad, Android); la huella que lo enlaza con el anterior. No se recoge la ubicación.
  • Correcciones: el periodo, las horas propuestas, el motivo, quién la pidió, quién respondió y cuándo.
  • Hojas de registro emitidas: quién descargó la hoja de qué mes y cuándo, la huella y la firma del documento.
  • Datos técnicos: sesiones y tokens de notificación de los dispositivos para la app.
  • Claves de API: las claves de solo lectura que crea el Empleador: su nombre, cuándo se creó, se usó por última vez y se revocó cada una; la clave en sí solo se guarda como huella (hash).
• Categorías especiales: ninguna. Tiemio no pide datos de salud, de afiliación sindical ni de otras categorías especiales. El Empleador no debe introducirlos en los campos de texto libre (nombres, motivos de corrección).
• Frecuencia: continua.

Anexo II — Medidas técnicas y organizativas de seguridad

• Cifrado: todas las conexiones usan TLS (HTTPS); el proveedor de alojamiento cifra la base de datos en reposo.
• Control de acceso: cada petición se autentica y cada ruta de la API comprueba, en el servidor, que la persona puede ver o cambiar los datos que pide (un Empleador solo ve a su propio personal; un trabajador, solo sus propios registros). Se inicia sesión con un código de un solo uso enviado por correo (o por SMS donde esté activado); no hay contraseñas que robar. Los códigos y los tokens de sesión se guardan solo como huellas (hashes). Las sesiones caducan.
• Claves de API: de solo lectura (no pueden registrar, cambiar, aprobar ni descargar nada), sin el DNI/NIE, el correo ni el teléfono de los trabajadores, se muestran una sola vez y se guardan solo como huellas, con un límite por clave, y el Empleador puede revocarlas al instante.
• Protección contra abusos: límites por IP en el inicio de sesión y en otras rutas sensibles, una verificación antibots en los formularios de acceso, lista de espera y contacto de la web, y topes de SMS.
• Integridad de los registros: los registros de jornada y las correcciones solo admiten añadir: la propia base de datos se niega a modificarlos o borrarlos. Cada registro se enlaza con el anterior mediante una huella criptográfica, de modo que cualquier cambio o supresión se notaría. Las hojas de registro mensuales se firman con una clave del servidor (Ed25519) y cualquiera puede comprobarlas con su número de documento.
• Hora del registro: la hora de una marca es la hora en que la recibió el servidor de Tiemio; la hora del dispositivo se guarda al lado pero nunca la sustituye, salvo en las marcas hechas sin conexión, que se señalan como tales y se rechazan si no son verosímiles.
• Registro de actividad: un registro de seguridad de inicios de sesión, cambios en las cuentas y acciones administrativas, que se conserva dos años.
• Copias de seguridad y recuperación: una copia completa de la base de datos cada día, guardada en servidores propios de IncubIQ Solutions Ltd en dos lugares (España y el Reino Unido), con acceso limitado a los administradores de IncubIQ Solutions Ltd; se conservan las 14 últimas. Además, la recuperación a un momento dado del proveedor de la base de datos cubre los últimos 30 días.
• Separación: los entornos de prueba y de demostración usan su propia base de datos, nunca datos reales.
• Minimización de datos: sin ubicación, sin datos biométricos, sin cookies publicitarias ni de seguimiento; las fotos de perfil nunca se usan para identificar a nadie.
• Personas: acceso a producción limitado a administradores designados de IncubIQ Solutions Ltd; las herramientas de inteligencia artificial de desarrollo nunca ven datos personales reales (el mantenimiento que ejecutan solo informa de recuentos y huellas); los secretos se guardan en el almacén de secretos del proveedor de alojamiento, nunca en la app.
• Desarrollo: pruebas automáticas en cada cambio, incluidas pruebas del control de acceso y de la integridad de los registros; los cambios en los registros, las firmas o el control de acceso se revisan antes de publicarse.

Anexo III — Subencargados

• Cloudflare, Inc. — alojamiento de la web, del servidor de la app y de la base de datos; verificación antibots. Base de datos almacenada y tratada solo en la UE (jurisdicción UE); las peticiones pueden pasar por la red de Cloudflare fuera de la UE; sociedad en EE. UU. (Marco de Privacidad de Datos / cláusulas tipo). Trata todos los datos del Anexo I.
• Amazon Web Services EMEA SARL (Amazon SES) — envío de correos: invitaciones, códigos de acceso, recordatorios. UE (Irlanda). Correo electrónico, nombre, contenido del correo.
• Sendinblue SAS (Brevo) — envío de correos cuando Amazon SES no está disponible. UE (Francia). Correo electrónico, nombre, contenido del correo.
• Google LLC (Firebase Cloud Messaging) — entrega de notificaciones en la app, si la persona las activa. EE. UU. (Marco de Privacidad de Datos / cláusulas tipo). Un token del dispositivo y el texto de la notificación.
• Twilio Ireland Limited — envío por SMS de los códigos de acceso, solo a quien entra con un número de móvil. UE (Irlanda), grupo Twilio en EE. UU. (cláusulas tipo). Número de móvil, el código.

Stripe y Apple cobran la suscripción del Empleador. Tratan los datos de facturación del Empleador, no los de sus trabajadores, por lo que no son subencargados conforme a este Contrato.